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Du nouveau au secrétariat

Publié le par mairie de Jaujac

Lors de la présentation des vœux à la population, le samedi 9 janvier 2016, dans la salle des sports, le maire René Souléliac avait remercié plus particulièrement Annick Maillet, responsable du secrétariat, pour son investissement personnel.

Il est vrai que le secrétariat a connu beaucoup de perturbations dans le courant de l’année 2015. Isabelle Bernard, titulaire depuis juillet 2012 du poste d’adjoint administratif a quitté ses fonctions à la mi- juin 2015. Voir article paru dans le blog le 15 juillet 2015, rubrique « vie locale ».

Une nouvelle secrétaire (Flavie Martin) a été embauchée au 1ier septembre 2015 mais n’a pas souhaité, poursuivre son contrat au-delà de la période d’essai de deux mois. Annick a ainsi assumé pendant plusieurs mois, quasiment seule, toutes les tâches dévolues au secrétariat d’une mairie. Or la charge de travail est importante et la nécessité de créer un poste supplémentaire était évoquée régulièrement par le conseil municipal. Celui-ci a donc franchi le pas après le départ prématuré de la nouvelle secrétaire et a décidé de créer un second poste d’adjoint administratif à temps non complet d’une durée de17 heures 30 minutes (délibération du conseil municipal du 9 novembre 2015).

Début novembre 2015, deux nouvelles secrétaires ont été embauchées et viennent épauler Annick Maillet qui assure aussi leur formation : Lisa Gandon sur le poste de 35 heures et Marie-Lou Wahrem sur celui à mi-temps. Elles avaient toutes les deux répondu à l’appel à candidature lancé par la mairie de Jaujac pour le poste d’adjoint administratif territorial de 2ième classe, assistant de gestion administrative, après le départ d’Isabelle Bernard. Leur profil avait retenu l’attention du comité de sélection qui les avait d’ailleurs reçues lors d’un entretien. La défection de Flavie Martin leur a offert une seconde chance, qu’elles ont saisie.

Aujourd’hui, les trois secrétaires se répartissent la gestion administrative de la commune de Jaujac et assument des missions multiples et variées. Outre l’accueil du public (le secrétariat est ouvert tous les lundis, mardis, jeudis, vendredis matins et le samedi matin en période scolaire), les secrétaires interviennent dans de nombreux domaines, en partenariat avec les élus : tenue du registre d’état civil, du fichier électoral, délivrance de papiers d’identité, organisation des élections, tri du courrier et transmission des informations aux élus, assistance et conseil aux élus, préparation et mise en forme des décisions des élus (rédactions des documents administratifs, techniques…) participation à la gestion des finances communales (budgets, comptabilité, subventions…), préparation des réunions des conseils municipaux, suivi des travaux, des projets, des documents d’urbanisme, montage de dossiers (demandes de subventions), gestion du personnel communal (18 salariés), des équipements de la commune (logements, salles, garages et bâtiments divers), du cimetière, des services de l’eau et de l’assainissement, suivi des affaires scolaires (dont la cantine, la garderie et les temps d’activités périscolaires), relations avec les associations, coopération avec les partenaires extérieurs (communes, communautés de communes, conseil départemental ou régional, préfecture… La liste n’est pas exhaustive, le secrétariat de mairie gère la vie quotidienne de la commune et de ses administrés et assure le bon fonctionnement du service public local, sous la directive des élus.

Lisa et Mari-Lou prennent rapidement leurs marques au secrétariat, bénéficiant de l’expérience d’Annick (en poste depuis 1987), de sa connaissance de la commune, du territoire et des habitants.

Lisa Gandon (23 ans), domiciliée à St-Didier-sous-Aubenas est titulaire d’un BTS d’assistante de gestion PME-PMI. Après l’obtention de son diplôme, en 2013, elle a enchainé plusieurs contrats à durée déterminée, à la Direction Départementale des Territoires de Privas (service lycée agricole), chez Chauvet (chocolatier) et de secrétariat médical.

Marie-Lou Wahrem (27 ans), domiciliée à Lalevade est titulaire d’un BEP de paysagiste, d’un Bac pro service accueil, assistance, conseil, d’un BTS d’assistante de gestion PME-PMI, d’un Certificat National de Compétence de mandataire judiciaire « protection des majeurs ». Elle dispose d’une expérience professionnelle dans divers domaines (jobs d’été depuis ses 16 ans), elle a travaillé deux ans comme assistante de gestion aux cartonnages Jouret à Aubenas, un an à l’Institut Pasteur de Lille, puis trois ans au Tribunal d’Instance de Privas comme mandataire judiciaire. Actuellement, elle cumule deux emplois à mi-temps : son poste d’adjoint administratif à Jaujac avec un CDI de secrétaire comptable chez Ramora à Aubenas.

Le secrétariat a été réaménagé pour y installer trois postes de travail, ici Lisa gandon et Annick Maillet
Le secrétariat a été réaménagé pour y installer trois postes de travail, ici Lisa gandon et Annick Maillet

Le secrétariat a été réaménagé pour y installer trois postes de travail, ici Lisa gandon et Annick Maillet

Le maire René Souléliac et les deux nouvelles secrétaires qui ont participé à l'organisation des dernières élections régionales

Le maire René Souléliac et les deux nouvelles secrétaires qui ont participé à l'organisation des dernières élections régionales

Lisa (premier plan) et Marie-Lou avec Henriette Tellier, 2ième adjointe.

Lisa (premier plan) et Marie-Lou avec Henriette Tellier, 2ième adjointe.

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